La procura speciale sostanziale nel primo incontro di mediazione: un principio che vale anche per la mediazione delegata ex art. 5, comma 2, d.lgs. 28/2010 (Nota a Cass. civ., Sez. III, ord. 23 giugno 2026, n. 21405)

1. Introduzione

Con l’ordinanza n. 21405 del 23 giugno 2026 la Terza Sezione Civile della Corte di Cassazione torna su un tema che, dopo l’arresto delle Sezioni Unite Cass. n. 8473/2019 e il consolidarsi della giurisprudenza successiva, sembrava ormai assestato: la partecipazione personale delle parti al primo incontro di mediazione e i requisiti della procura (speciale sostanziale) conferita a chi le rappresenta.
La pronuncia merita tuttavia di essere segnalata all’avvocatura non tanto per la conferma di principi già noti, quanto per lo snodo che vi si trova incidentalmente ma non marginalmente affermato: i medesimi principi elaborati per la mediazione obbligatoria si applicano, senza distinzioni, anche alla mediazione discrezionale disposta dal giudice d’appello ai sensi dell’art. 5, comma 2, d.lgs. n. 28/2010 — la cosiddetta mediazione delegata.
Si tratta di un chiarimento tutt’altro che scontato. La mediazione delegata nasce da una valutazione giudiziale di opportunità, non da un obbligo di legge collegato alla materia del contendere; La S.C. lo afferma in un contesto singolare — quello della fornitura idrica pubblica tra un gestore e un’azienda speciale in liquidazione — confermando che il rigore richiesto nella verbalizzazione del primo incontro
prescinde dalla natura e dal valore della controversia.

2. Il caso e il primo motivo

La vicenda origina da un giudizio per il pagamento di un consistente corrispettivo dovuto nell’ambito di un rapporto di fornitura di un servizio idrico pubblico.
Respinta la domanda in primo grado, in sede di appello la Corte disponeva l’esperimento di unamediazione delegata ex art. 5, comma 2, d.lgs. 28/2010. Al primo incontro compariva, per la parteappellante, non il legale rappresentante ma una dipendente delegata a “presenziare” e l’avvocato già costituito nel giudizio, delegato ad “assistere”: nessuno dei due munito di una procura che attribuisse
il potere di disporre dei diritti controversi. Rilevata l’irregolarità, tanto nel verbale di mediazione quanto negli atti processuali, la Corte d’appello dichiarava l’improcedibilità del gravame per violazione dell’art. 5, comma 2, d.lgs. 28/2010.
Nel ricorso per cassazione, affidato a due motivi, il primo — con cui si contestava la stessa scelta del giudice di merito di demandare la causa alla mediazione, per violazione dell’art. 5-quater, commi 1 e 2, d.lgs. 28/2010 — viene dichiarato inammissibile: la valutazione sulla “demandabilità” della controversia, che la norma ancora alla natura della causa, allo stato dell’istruzione e al comportamento delle parti, è un apprezzamento discrezionale riservato al giudice di merito, non sindacabile in sede di legittimità. Chi intende contestare l’utilità o l’opportunità della mediazione delegata, insomma, non troverà spazio in Cassazione: la sede propria per tale contestazione, se
esiste, è quella di merito.

3. Il secondo motivo: la procura speciale sostanziale

Il cuore della pronuncia è nel secondo motivo, con cui la ricorrente censurava la violazione dell’art. 8, comma 4, d.lgs. 28/2010, sostenendo che la società fosse stata adeguatamente rappresentata al primo incontro sia dalla propria dipendente sia dall’avvocato, entrambi — a suo dire — muniti di procura speciale sostanziale ad hoc.
La Corte ripercorre in modo sistematico i principi già elaborati dalla propria giurisprudenza (in particolare Cass. SS UU n. 8473/2019 e Cass. n. 18068/2019, poi ribaditi da Cass. n. 13029/2022 e da pronunce più recenti nel medesimo senso):

• la partecipazione della parte al primo incontro di mediazione, per le persone giuridiche, si realizza mediante un soggetto delegato, a conoscenza dei fatti di causa e munito dei necessari poteri sostanziali, tali da consentire la reale disponibilità dei diritti controversi;
• resta fermo che la parte deve comparire personalmente oppure tramite un rappresentante sostanziale: la presenza del solo difensore, privo di rappresentanza sostanziale, non soddisfa la condizione di procedibilità;
• la comparizione personale non è tuttavia un’attività strettamente personale e non delegabile: può essere delegata a un terzo, anche allo stesso difensore, purché quest’ultimo riceva una procura ulteriore e distinta rispetto alla procura alle liti, con oggetto specifico la partecipazione alla mediazione e il conferimento del potere di disporre dei diritti sostanziali oggetto della controversia.

Applicando questi principi al caso concreto, la Corte d’appello aveva accertato che, al primo incontro, non era comparso il legale rappresentante della società, ma solo una dipendente delegata a “presenziare” e il procuratore, delegato ad “assistere”: formule che, per la Cassazione, “di per sé non implicano il potere di mediare, conciliare o comunque disporre dei diritti oggetto della controversia”.
Il motivo viene pertanto dichiarato in parte inammissibile (nella misura in cui sollecitava una diversa interpretazione del contenuto delle deleghe, attività riservata al giudice di merito) e in parte infondato.
Un passaggio della motivazione merita di essere isolato, perché destinato a incidere direttamente sulla prassi difensiva: la Corte esclude che una dichiarazione di indisponibilità a proseguire, proveniente dalla controparte ritualmente comparsa, possa “sanare” la partecipazione
irregolare dell’altra parte, presente solo tramite soggetti privi di procura sostanziale. Diversamente opinando — osserva la Corte — si finirebbe per svuotare di contenuto il requisito della partecipazione effettiva, riducendo il primo incontro a un adempimento meramente formale.

4. Il principio di diritto e la sua estensione alla mediazione delegata

Il punto di maggiore interesse per la pratica professionale non è, a ben vedere, la conferma dei requisiti della procura sostanziale — ormai patrimonio consolidato — ma l’affermazione, resa senza esitazioni, per cui “questi principi, stabiliti per la mediazione obbligatoria, sono applicabili allo stesso modo alla mediazione discrezionale disposta dal giudice d’appello ex art. 5, comma 2, del d.lgs. n. 28 del 2010”.
Si tratta di un’estensione logicamente coerente — l’art. 8, comma 4, d.lgs. 28/2010 non distingue in base al titolo che ha dato origine alla mediazione — ma che elimina in radice ogni margine di lettura più permissiva per le mediazioni disposte discrezionalmente dal giudice, spesso percepite dalle parti (e talvolta dagli stessi difensori) come un passaggio meno “vincolante” rispetto a quello imposto dalla
legge in relazione alla materia del contendere. Dopo questa pronuncia, tale percezione va corretta: l’onere di munire il proprio delegato di una procura speciale sostanziale grava allo stesso modo, quale che sia la fonte — legale o giudiziale — dell’obbligo di esperire la mediazione, pena l’identica sanzione dell’improcedibilità dell’impugnazione.

5. Ricadute pratiche per l’avvocatura

Per chi assiste le parti in mediazione, obbligatoria o delegata che sia, la pronuncia impone alcune cautele operative ormai imprescindibili:

• Verificare a monte i poteri della delega. Prima del primo incontro, occorre accertarsi che la procura rilasciata al soggetto che parteciperà — dipendente, familiare, collega o lo stesso difensore — contenga formule che attribuiscano espressamente il potere di “trattare, conciliare, transigere e disporre dei diritti oggetto della controversia”, e non si limiti a legittimare la mera presenza
  (“presenziare”, “partecipare”, “assistere”).
• Distinguere sempre procura alle liti e procura sostanziale. Il difensore che intenda sostituirsi alla parte deve ricevere una procura specificamente riferita alla partecipazione alla mediazione, distinta dal mandato difensivo per il giudizio.
• Curare la verbalizzazione. L’onere della prova della rituale partecipazione ricade, in caso di contestazione, su chi intende far valere la procedibilità: un verbale che dia atto con precisione dell’identità dei presenti e della natura della delega esibita costituisce, per l’avvocato, la miglior tutela contro future eccezioni di improcedibilità.
• Non confidare nell’indisponibilità della controparte come fattore sanante. Anche quando l’incontro si concluda immediatamente per la dichiarata indisponibilità altrui, la propria posizione processuale resta esposta se la propria partecipazione non è stata rituale.

6. Spunti critici

Non si può tacere, tuttavia, una tensione di fondo che la pronuncia lascia irrisolta. L’istituto della mediazione nasce con una funzione dichiaratamente deflattiva e con una vocazione all’informalità del confronto tra le parti; la giurisprudenza di legittimità, qui richiamata dalla stessa ordinanza, insiste sul valore del “contatto diretto tra le parti e il mediatore” quale condizione di successo del percorso conciliativo. Il rigore formale imposto sul versante della procura — per quanto comprensibile come argine contro partecipazioni meramente nominali — rischia peraltro di trasformare un requisito sostanziale (l’effettiva disponibilità a trattare) in un adempimento tipicamente processuale, presidiato da una sanzione severa (l’improcedibilità dell’impugnazione) che opera a prescindere dall’effettivo pregiudizio subito dalla controparte.
Vale infine la pena di richiamare, senza che ciò comporti alcun rilievo critico alla prassi vigente, un aspetto di sistema che la pronuncia conferma indirettamente: la responsabilità di munire il proprio delegato di una procura idonea grava, correttamente, sulla parte e su chi la assiste; il mediatore, dal canto suo, mantiene l’estraneità a un sindacato sul contenuto della delega esibita — coerentemente con la funzione facilitativa, e non certificativa, del proprio ruolo — limitandosi a fotografare la situazione di fatto e, se del caso, a inserire a verbale un’apposita clausola di salvaguardia.
Si tratta di un assetto normativo coerente, la cui tenuta la pronuncia in commento conferma ora anche nel nuovo campo applicativo della mediazione delegata.

7. Conclusioni

Cass. n. 21405/2026 si inserisce in un filone giurisprudenziale ormai granitico quanto ai requisiti della procura speciale sostanziale nel primo incontro di mediazione, ma vi aggiunge un tassello di rilievo pratico non trascurabile: l’espressa equiparazione, sul punto, tra mediazione obbligatoria e mediazione delegata ex art. 5, comma 2, d.lgs. 28/2010. Per l’avvocatura del foro, la lezione è di metodo prima
ancora che di diritto: la delega alla partecipazione al primo incontro non è un dettaglio organizzativo da risolvere all’ultimo momento, ma un atto che va costruito con la stessa cura riservata agli atti processuali, perché dalla sua formulazione può dipendere, oggi non meno di ieri, la sorte dell’intera impugnazione.