App e utility gratuite per avvocati: alcuni strumenti per la gestione documentale, l’organizzazione dello studio e l’accesso al PCT

La sempre maggiore diffusione di strumenti di supporto all’esercizio della professione forense rende opportuno individuare – senza obiettivo di esaustività – e descrivere alcune delle utilities di più comune impiego al fine di fornire un quadro generale delle opzioni, open source o gratuite, attualmente reperibili, utilizzabili nel settore civile o penale.

Un primo blocco di applicazioni comprende gli strumenti per la gestione quotidiana di documenti, corrispondenza e file PDF.

Tra le principali soluzioni open source o gratuite utili segnaliamo:

Suite Office Open Source.

Segnaliamo Apache OpenOffice, che è suite open source e gratuita, utilizzabile per sostituire Microsoft Office. Comprende Writer (alternativa a Word), per la redazione di atti e documenti, Calc (alternativa a Excel), per la creazione di fogli di calcolo e Impress (alternativa PowerPoint), per la creazione di presentazioni. OpenOffice garantisce la compatibilità con i formati Office più diffusi e l’uso permette di evitare il costo delle licenze Office.

Client Email e PEC.

Segnaliamo Mozilla Thunderbird, client di posta open source, utilizzabile in alternativa ad Outlook. Si tratta di una multipiattaforma gratuita, sulla quale è possibile configurare sia caselle email sia PEC, conservando i messaggi in locale sul PC. L’estensione ThunderPEC è sviluppata specificatamente per la gestione delle PEC, offrendo servizi specifici in ragione della natura del messaggio gestito.

Strumenti per la gestione dei files in estensione PDF.

Gli strumenti attualmente disponibili sono diversi, con diverse funzionalità. Tra i vari, segnaliamo:
Foxit Reader (gratuito per uso personale) è una valida alternativa gratuita ad Adobe Reader per leggere e annotare PDF.
PDFCreator, che può essere usato per creare PDF da qualsiasi applicazione e consente di aggiungere una stampante virtuale PDF al sistema.
PDFsam Basic può essere utilizzato per unire, dividere o riorganizzare PDF. Si tratta di un software open source, multi-piattaforma, disponibile gratuitamente.
ORPALIS PDF Reducer è strumento che può essere utilizzato per ridurre le dimensioni dei PDF e, dunque, per comprimerne i contenuti, senza alterare la leggibilità; 7-Zip è utility open source gratuita per Windows (su macOS si possono usare Keka o The Unarchiver) che può essere usata per comprimere file e creare archivi protetti. In particolare, in caso di invio a mezzo email di documenti riservati, può essere utile aggiungere una password per garantire la trasmissione in modo sicuro.

Strumenti per l’apposizione e/o la verifica della firma digitale.

Sono attualmente disponibili diversi software gratuiti forniti dai provider oppure soluzioni open per sottoscrivere digitalmente atti e documenti con il proprio certificato di firma oppure per verificare la validità della firma apposta su un documento. Tra i vari, i più diffusi sono Dike, che è il software di InfoCert, che può essere utilizzato per apporre firme CAdES/PAdES e verificare file firmati. La versione base è gratuita. Aruba Sign: si tratta di tool gratuito di Aruba, utilizzabile per firmare e verificare documenti digitali.
Verificatori online: sia InfoCert che Aruba offrono portali web ove è possibile trascinare un file firmato per verificare la validità della firma e/o del certificato. Analoga funzione è svolta da VOL, verificatore online di documenti con firma digitale o marca temporale di Poste Italiane, comodo in quanto fruibile anche da cellulare/tablet.

Gli strumenti poc’anzi descritti sono funzionali e prodromici all’uso delle funzionalità del processo telematico.

Tra i software per il Processo Telematico, necessari per il Deposito Atti (per l’utilizzo dei quali, come noto, l’avvocato deve essere dotato di una firma digitale e di una casella PEC attiva, iscritta al RegIndE) è possibile individuare applicativi open source.

Tra i vari, possono essere segnalati:

SLpct: si tratta di redattore di atti open source sviluppato con il sostegno della Regione Toscana. Consente di creare la cd. busta telematica e funziona su Windows, Mac OS e Linux. SLpct è rilasciato sotto licenza open source e viene costantemente aggiornato per aderire alle specifiche ministeriali.
Quadra Free: si tratta di un redattore gratuito fruibile interamente via web. Non richiede installazione: basta accedere al sito dedicato e compilare la busta telematica online. Per l’invio effettivo dell’atto, l’utente deve poi utilizzare la propria casella PEC.
Processo Penale Telematico (PPT): è stato sviluppato un applicativo ufficiale per il processo penale telematico, con funzioni di deposito atti penali, consultazione fascicoli e notifiche digitali, per agevolare la diffusione del mezzo, ancorché la digitalizzazione in ambito penale sia meno avanzata rispetto al civile.

Se gli strumenti sopra censiti sono essenziali per garantire la relazione tra lo Studio del professionista e gli Uffici Giudiziari, non meno importanza assumono, nella prospettiva dell’efficacia e dell’efficienza dell’organizzazione dell’attività professionale, i cd. Gestionali per Studi Legali. Si tratta di strumenti che possono fornire un aiuto per la registrazione ed annotazione di pratiche, clienti, appuntamenti o anche scadenze, agevolando e semplificando il lavoro del professionista, anche grazie all’automatizzazione di talune attività.

Tra i vari segnaliamo:

LexCloud: si tratta di una piattaforma gestionale gratuita in italiano basata su cloud, progettata per centralizzare dati di clienti, fascicoli legali, scadenze e documenti in un unico luogo. Offre funzionalità come agenda con funzione notifiche, archivio documentale, gestione contatti e un modulo di calcolo dei compensi. Può essere utilizzato anche per il deposito telematico degli atti. Essendo basato su web, è accessibile da qualsiasi dispositivo e sistema operativo tramite browser.
Studio Legale Telematico by Juris Quick S.r.l.: si tratta di un software gestionale gratuito per Windows. Consente l’archiviazione telematica dei fascicoli con integrazione a Polisweb (per scaricare automaticamente i procedimenti in cui l’avvocato è costituito) e dispone di un’agenda che aggiorna automaticamente le udienze e si sincronizza con Google Calendar. Include anche rubrica pratiche, repertorio, gestione parcelle e modulo email. Il programma è gratuito con registrazione, ma dopo un uso prolungato alcune funzioni subiscono delle limitazioni che possono essere superate acquistando la licenza.
JDavide: si tratta di gestionale che copre diverse esigenze dello Studio Legale: gestione pratiche e anagrafiche clienti, agenda legale, redazione atti (anche da formulari), registrazione spese, calcolo di rivalutazioni e interessi, creazione di parcelle e notule. La versione base è gratuita, ma alcune funzioni avanzate richiedono l’acquisto di una licenza.
PDUA: è la piattaforma web messa a disposizione degli iscritti da Cassa Forense, accessibile da ogni dispositivo (anche smartphone/tablet). Consiste di uno spazio cloud che consente la gestione di fascicoli e anagrafiche; si può sincronizzare con calendari esterni, permettendo anche di accedere alle piattaforme di processo telematico e di effettuare il pagamento spese di giustizia.

A latere dei divisati strumenti, occorrerebbe autonomo approfondimento da riservare agli strumenti di fatturazione e di gestione del tempo, di ricerca legale e banche dati, anche alla luce dell’implementazione di sistemi di AI al loro interno, di sicurezza informatica, per la cifratura di dati e loro messa in sicurezza -sia da accessi non autorizzati sia da loro perdita incontrollata-, dei principali strumenti di videoconferenza o, ancora, di gestione del calendario e dell’agenda, perché il professionista “del presente” è capace di adattarsi al mutato contesto tecnologico, sfruttandone le potenzialità, cogliendo le opportunità che detti strumenti possono offrire per “guadagnare” il bene priceless per eccellenza: il tempo.