Il Foro in pratica

Mediazioni ex D.Lgs. 28/2010 on line – Vantaggi o svantaggi?

Negli ultimi tempi si parla molto di mediazione a distanza ma in realtà in Italia la normativa sulla mediazione on line risale al 2010. Il D.Lgs. 28/2010, all’art. 3, n.4, prevede che: “La mediazione può svolgersi secondo modalità telematiche previste dal regolamento dell’organismo” e, dunque, tale modalità si utilizzava già prima dell’emergenza sanitaria, anche se in misura ridotta. In particolare, presso l’Organismo dell’Ordine degli Avvocati di Bologna utilizziamo sistemi di videoconferenza per le mediazioni da oltre sei anni; la media delle mediazioni on line pre pandemia presso il nostro organismo era già di circa quattro al giorno, mentre ora è di circa 10/12 al giorno, cosicché negli anni abbiamo acquisito una importante esperienza nella gestione sia organizzativa che di conduzione della mediazione on line. Certamente la situazione emergenziale ha moltiplicato il ricorso a tali procedure e, di conseguenza, la fruibilità della mediazione a distanza si è estesa ad una ampia categoria di utenti, prima non ipotizzabile, con una sorta di accettazione forzata dello strumento videoconferenza. Normalmente gli Organismi di mediazione utilizzano piattaforme di videoconferenza dedicate, alcune tra le quali consentono la creazione di conferenze private per sottogruppi, importanti nelle mediazioni multiparte, in cui il mediatore può alternarsi.  Si aggiunge che nel marzo 2020, in seguito alla prima chiusura delle attività dettata dall’emergenza sanitaria, fu emanata una normativa riguardante anche la mediazione on line ovvero con la  legge 24.4.2020 n. 27 (Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18) all’art. 83, 20-bis si dispone che: “ In caso di procedura telematica l’avvocato, che sottoscrive con firma digitale, può dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce al verbale ed all’accordo di conciliazione”.

Se valutiamo i fattori di impedimento a praticare le mediazioni in presenza nella situazione attuale, rileviamo tra essi: la distanza, la pandemia in atto, la quarantena a cui talvolta sono sottoposte le parti o i loro avvocati, l’elevato numero di partecipanti agli incontri di mediazione. In tale contesto, quindi, la mediazione on line   presenta indubbi vantaggi assieme a qualche svantaggio. Tra i primi c’è il fatto che, quando non sia possibile gestire le mediazioni in presenza, può comunque essere soddisfatta la richiesta di risoluzione alternativa dei conflitti avanzata dall’utenza. Ciò è sostanziale in quanto la mediazione è talvolta condizione di procedibilità della domanda giudiziale, tanto che senza la possibilità del ricorso alla videoconferenza la domanda di giustizia resterebbe ferma, a discapito delle aspettative e delle necessità di chi desidera accedere alla soluzione di controversie. Il vantaggio è anche per gli avvocati, che con le mediazioni on line possono continuare a svolgere il loro lavoro, spesso rallentato dalla situazione emergenziale in atto. Lo svantaggio maggiore è sicuramente il venir meno della vicinanza tra le parti e il mediatore, a discapito del rapporto che si viene ad instaurare, a detta di alcuni più freddo. Al proposito, taluni sostengono che tale “distanza relazionale” non consenta alla mediazione di essere altrettanto efficace come nei rapporti de visu; tuttavia, in alcuni casi le mediazioni on line paiono preferibili a quelle di persona. Ad esempio, abbiamo sperimentato che nei casi di alta conflittualità mediare on line possa essere più efficace, perché tendenzialmente la parte tende a controllare meglio le proprie emozioni, quindi a comportarsi più civilmente, proprio perché si trova davanti ad una telecamera. Inoltre, la parte, che potrebbe essere disturbata dalla presenza di soggetto non gradito, si sente più rassicurata, poiché anche gli incontri congiunti godono della distanza. A ciò si aggiunge che il mediatore ha un maggior controllo della comunicazione. Secondo la mia personale esperienza, inoltre, le mediazioni a distanza in ambito societario, contrattuale ed internazionale possono essere efficaci al pari di quelle in presenza; anzi, venivano e vengono utilizzate con frequenza proprio in ragione della lontananza e/o dei molteplici impegni dei rappresentanti legali delle parti, con un discreto tasso di successo.

Il ricorso allo strumento della mediazione in tali ambiti è ancora moderatamente utilizzato. Tuttavia, le mediazioni di questo tipo sono volontarie ed hanno ampio margine di successo. Per lo stesso motivo presso il nostro organismo le mediazioni volontarie si chiudono con l’accordo all’incirca nel 75% dei casi. Al proposito, cito la mia esperienza personale di qualche anno fa relativa a una mediazione internazionale on line a beneficio di due società, una delle quali con sede all’estero, in giudizio da qualche anno per problemi legati ad un presunto difetto di fabbricazione di alcune componenti meccaniche destinate al mercato automobilistico. Ebbene, la mediazione ebbe esito positivo nella stessa giornata, in poche ore, nonostante la differenza della lingua parlata dalle parti (italiano e tedesco) e la lontananza fisica. L’efficacia della discussione seppur on line ed il risultato ottenuto in così breve tempo diede grande soddisfazione sia alle parti, che non conoscevano lo strumento, che agli avvocati, che chiusero un contenzioso incerto e risalente negli anni, con indubbi risparmi in termini di costi. Altro vantaggio della mediazione a distanza  è il risparmio di costi in termini di spostamenti e viaggi e, quindi, di tempo impiegato; e questo vale anche per le mediazioni fra parti che si trovano nella medesima città. Indubbia è anche la maggior flessibilità nell’organizzazione degli incontri di mediazione, poiché non necessità dell’utilizzo di idonei ambienti fisici.

Certamente risentiamo ancora del fatto che talvolta le infrastrutture non sono adeguate, la connessione non è sempre efficiente e non tutti sono dotati di mezzi informatici o li sanno utilizzare. Tuttavia, gli avvocati sono in grado di sopperire efficacemente alle carenze tecnologiche di alcuni tra i loro assistiti, poiché sono ormai abituati ad utilizzare la videoconferenza in ambito lavorativo. I mediatori, dal canto loro, lamentano la difficoltà di gestire molte parti contemporaneamente in una sorta di “sovraffollamento visivo”, che impedisce loro di cogliere gli aspetti più significativi, anche a causa delle ridotte dimensioni delle immagini dei partecipanti agli incontri. La fatica richiesta al mediatore è maggiore, ma la durata degli incontri è mediamente minore, proprio a causa di questa sorta di socializzazione a distanza e della grande attenzione che questa richiede al mediatore.

Sorge spontanea la domanda su cosa accadrà dopo la pandemia, ovvero se la mediazione a distanza continuerà con questi numeri o addirittura si evolverà ulteriormente o se, invece, si tornerà a praticare quasi esclusivamente mediazioni in presenza. Come tutte le crisi anche questa andrà valutata anche come un’occasione per ricalibrare o modificare la nostra professionalità, rappresentando una possibilità di adattamento e/o di cambiamento. Certamente un buon professionista, avvocato o mediatore, dovrà valutare lo strumento più adatto ai bisogni e agli interessi nel caso concreto e quindi suggerire la mediazione più efficace, on line o in presenza, anche in base alla propria personale esperienza. Occorrerà altresì valutare alcuni aspetti che fanno propendere per la mediazione in presenza, quali: l’alto numero delle parti, l’aspetto relazionale tra le stesse e la possibilità di ripristinare i rapporti, soprattutto nei conflitti familiari o parentali. Altri aspetti andranno valutati al fine di proporre le mediazioni on line: la distanza, con risparmio in termini di costi anche ambientali, il grave conflitto fra le parti. Insomma, occorrerà adattare lo strumento alla reale esigenza del singolo caso.

Donatella Pizzi
Avvocato, mediatore e Direttore dell’Organismo di Mediazione dell’Ordine degli Avvocati di Bologna

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